एमएस वर्ड में सामान्यतः .doc फॉरमेट में डॉक्यूमेंट तैयार किया जाता है और .doc के साथ उस डॉक्यूमेंट को सुरक्षित किया जाता है परंतु कई बार हमें अन्य प्रोग्रामों द्वारा बनाए गए डॉक्यूमेंट अथवा किसी अन्य प्रकार का डाटा वर्ड में लाने की आवश्यकता होती है इसी तरह कई बार हम चाहते हैं कि Word द्वारा बनाया गया डॉक्यूमेंट अन्य प्रोग्रामों में भी पढ़ा जा सके एमएस वर्ड में इसकी सुविधाएं सीमित है जिनका प्रयोग करके आप ऐसा कर सकते हैं|
Importing from other formats
किसी अन्य प्रोग्राम द्वारा बनाया गया डॉक्यूमेंट या फाइल MS Word में Import करने के लिए Open option का प्रयोग किया जाता है इसकी विधि निम्न प्रकार है-
- जिस फाइल को आप MS word में लाना चाहते हैं उसे अपने सिस्टम पर किसी फोल्डर में स्टोर कर लीजिए|
- अब MS Word open कीजिए और File Menu में स्थित open option पर क्लिक कीजिए ऐसा करते ही Open Dialog Box खुल जाएगा|
- इस Dialog box के Look in लिस्ट बॉक्स में उस फोल्डर को खोलिए जिस फाइल को आप import करना चाहते है|
- यदि उस फाइल का आइकन दिखाई दे रहा है तो इसका तात्पर्य यह है कि उस आइकन को डबल क्लिक करके आप उसे खोल सकते हैं|
- यदि उसका icon दिखाई नहीं दे रहा है तो File of type लिस्ट बॉक्स के तीर के बटन को क्लिक कीजिए इससे वह लिस्ट खुल जाएगी इस लिस्ट को आवश्यकता होने पर स्क्रॉल करके उस फाइल का टाइप खोजिए यदि आपका टाइप लिस्ट में है तो उसे क्लिक कीजिए इससे वह टाइप सेलेक्ट कर लिया जाएगा और उस फाइल का आइकन दिखाई देने लगेगा अब आप उसे डबल क्लिक करके ओपन कर सकते हैं|
यदि किसी फाइल का टाइप File of type लिस्ट बॉक्स में नहीं है तो उसे वर्ड में import नहीं किया जा सकता|
Exporting to other formats
MS Word द्वारा बनाया गया डॉक्यूमेंट किसी अन्य फॉर्मेट में Export करने के लिए उसे Save as ऑप्शन द्वारा उसके फॉर्मेट को सुरक्षित किया जाता है इसकी विधि निम्न प्रकार है-
MS Word में डॉक्यूमेंट तैयार करके File menu में save as option पर क्लिक कीजिए ऐसा करने पर Save as डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा|
- इस डायलॉग बॉक्स के look in लिस्ट बॉक्स मैं उस Folder को Select कीजिए जिसमें Export की जाने वाली फाइल को स्टोर किया जाएगा|
- File name टेक्स्ट बॉक्स में उस फाइल का नाम टाइप कीजिए|
- save as type लिस्ट बॉक्स के तीर बटन को क्लिक कीजिए इससे वह लिस्ट खुल जाएगी इस लिस्ट को आवश्यक होने पर स्क्रॉल करके उस फाइल का टाइप खोजिए जिस फॉर्मेट में आप उसे स्टोर करना चाहते हैं यदि उसका टाइप लिस्ट में है तो उसे क्लिक कीजिए इससे वह सिलेक्ट कर लिया जाएगा|
- Save बटन को क्लिक कीजिए इससे वह डॉक्यूमेंट Select किए हुए फॉर्मेट में चुन लिया जाएगा|
यहां यह ध्यान देने योग्य बात है कि किसी वर्ड डॉक्यूमेंट को किसी अन्य फॉर्मेट में स्टोर करने पर यह आवश्यक नहीं है कि उस डॉक्यूमेंट कि सारी सामग्री तथा फॉर्मेटिंग ठीक वैसी ही अन्य फॉर्मेट में हो जाए सामान्यतः इस प्रक्रिया में कुछ सूचनाएं अथवा सामग्री नष्ट हो सकते हैं इसलिए एक्सपोर्ट करने से पहले अपने डॉक्यूमेंट को अपने सिस्टम में वर्ड डॉक्यूमेंट के रूप में अलग से सुरक्षित कर लेना चाहिए|